Theo điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất

Theo điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP (xem chi tiết tại câu hỏi phía trên)

Theo điều 6, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

đ) Tổng số tiền thanh toán;

e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có);

1. Giảm chi phí in ấn và chuyển phát (Chi phí kiểm soát được):

– In Hóa đơn giấy: Dao động từ 500 đồng/Hóa đơn (với các tập đoàn lớn như Petrolimex, VIETTEL… đặt phôi) đến 7.000 đồng/Hóa đơn (với các doanh nghiệp SMB đặt in hóa đơn).

– Chuyển phát Hóa đơn: trung bình khoảng 15.000 đồng/hóa đơn trên toàn quốc

– Giá hóa đơn điện tử dao động từ 400 đồng – 2.000 đồng/hóa đn

2. Giảm chi phí bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn  và các chi phí khác Doanh nghiệp không kiểm soát được:

– Chi phí lưu trữ hóa đơn giấy theo quy đinh là 10 năm: Đầu tư  nhân sự cho đối soát hóa đơn, thanh lọc/xử lý hóa đơn hết niên hạn lưu trữ; Đầu tư kho bãi lưu trữ hóa đơn giấy theo tiêu chuẩn (thiết bị lưu trữ, thiết bị PCCC, …)

– Rủi ro mất hóa đơn: Phạt từ 2.000.000 đến 20.000.000 đồng/hóa đơn (Theo điều 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC); Đầu tư nhân sự và thời gian để làm hồ sơ trình báo về việc mất hóa đơn,…

3. Giải quyết các bất cập về nghiệp vụ của Doanh nghiệp:

– Không đối soát được lượng hàng bán ra hoặc thu nợ với hóa đơn thực xuất

– Khó kiểm tra với Hóa đơn nghi ngờ là xuất khống

– Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với Cơ quan Thuế thủ công (trong khi khai thuế là điện tử).

– Các nghiệp vụ xử lý Hóa đơn: Điều chỉnh, Thay thế, Hủy rất phức tạp. Đòi hỏi bên mua và bên bán phải gặp nhau để xử lý Hóa đơn.

– Khi hết hóa đơn, làm thủ tục đặt in hóa đơn và xin số của Cơ quan Thuế rất mất thời gian.

4. Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế

5. Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn.

6. Quá trình thanh toán nhanh hơn.

7. Góp phần bảo vệ môi trường.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng Tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

– Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng như hóa đơn giấy, do vậy doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn với rất nhiều dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê. Trong trường hợp này, Hóa đơn điện tử là hóa đơn có nhiều trang và chỉ hiển thị một số hóa đơn.

– Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng cho phép xuất hóa đơn gộp kèm bảng kê chi tiết.

– Hóa đơn được phát hành: Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy; Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.

– Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.

– Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:

1. Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)

2. Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)

3. Hóa đơn điện tử

– Thông tư 39/2014/TT-BTC 31/03/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.

– Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Theo điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC:

1. Trường hợp Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót

– Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…

– Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Về giá trị pháp lý: Không

Về tiện ích: Nếu có QRcode thì doanh nghiệp dùng máy đọc QRcode để đọc thông tin tự động.

Về cách tạo mã QR: Có rất nhiều cách để Quý khách tự tạo mã QR, Quý khách có thể vào www.Qr-code-generator.com hoặc các phần mềm online khác để tạo mã QR. Chỉ cần nhập thông tin cần mã hóa, các phần mềm này sẽ tự chuyển thông tin đó thành mã QR cho Quý khách. Gửi file ảnh mã QR cho nhà cung cấp hóa đơn điện điện tử khi thiết kế mẫu hóa đơn sẽ gắn hình ảnh mã QR vào hóa đơn.

Theo điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC:

– Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên (Ví dụ: qua Email,…)

– Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử